📋 En bref. SYNOPTENCE collecte vos données pour répondre à vos demandes, gérer vos inscriptions et le suivi
de vos formations sur nos plateformes
Digiforma et
360Learning, assurer la facturation
et le financement de vos formations (OPCO, Mon Compte Formation, France Travail, Agefiph), et respecter ses obligations
légales ainsi que son engagement Qualiopi. Vos données ne sont
jamais vendues. Vous pouvez y accéder,
les corriger ou demander leur suppression à tout moment en écrivant à
contact@synoptence.com.
Ce document ne traite que de la protection des données. Les règles d’utilisation du site et des plateformes figurent
dans les
CGU, et les informations légales de la société dans les
mentions légales.
01. Identité du responsable de traitement
Responsable de traitement
SYNOPTENCE, SAS au capital de 1 000 €
SIRET 979 630 738 00016
Numéro de déclaration d’activité 446 803 601 68
Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État.
Siège social
3 Boulevard de l’Europe, 68100 Mulhouse, France
Représentant légal
Monsieur Karim YOUYOU
Point de contact RGPD
Monsieur Karim YOUYOU, représentant légal
Hébergeur du site
IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Allemagne
SYNOPTENCE s’engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs, apprenants et partenaires, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978).
02. Données collectées et finalités
Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités décrites ci-dessous, conformément au principe de minimisation des données (Art. 5(1)(c) RGPD).
Exigence de fourniture. Vos données d’identité et de contact sont nécessaires pour vous inscrire à nos formations ou pour obtenir un financement. Sans ces données, nous ne pouvons pas traiter votre demande ni vous délivrer la formation.
Mineurs et apprentis. Nos formations pour adultes, bilans de compétences et accompagnements VAE s’adressent à un public majeur. Nos actions de formation par apprentissage peuvent en revanche accueillir des mineurs à partir de 15 ans. Dans ce cas, le contrat d’apprentissage et les documents de formation sont signés par le représentant légal, et les données de l’apprenti sont traitées sur cette base contractuelle ainsi que sur nos obligations légales. Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, un mineur de 15 ans ou plus peut consentir seul pour ce qui le concerne directement. En dessous de 15 ans, le consentement du titulaire de l’autorité parentale est recueilli au préalable, conformément à l’article 8 du RGPD et à l’article 45 de la loi Informatique et Libertés.
2.1 Demandes de contact et devis
Données traitées
Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, société le cas échéant, objet et contenu du message
Finalité
Répondre à vos demandes de renseignements, établir vos devis et assurer le suivi commercial
Base légale
Mesures précontractuelles et intérêt légitime de SYNOPTENCE (Art. 6(1)(b) et 6(1)(f) RGPD)
Opposition au démarchage téléphonique. Conformément à l’article L. 223-2 du Code de la consommation, si vous nous communiquez votre numéro de téléphone, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique sur
www.bloctel.gouv.fr.
2.2 Inscriptions et accès aux formations (LMS)
Données traitées
Identité, coordonnées, éléments du dossier d’inscription, données de connexion et de progression sur les plateformes (adresse IP, horodatage, journaux de connexion)
Finalité
Gestion des inscriptions et des conventions de formation, création et gestion de vos accès aux plateformes d’apprentissage Digiforma et 360Learning, suivi pédagogique et justification de l’assiduité
Base légale
Exécution du contrat (Art. 6(1)(b) RGPD)
2.3 Financement et prise en charge des formations
Données traitées
Identité, coordonnées, pièces du dossier de financement (convention, programme, devis, justificatifs), attestations, feuilles d’émargement, factures
Finalité
Constitution et suivi des dossiers de prise en charge, facturation des organismes financeurs et justification de la réalisation de la formation
Les organismes destinataires sont listés en section 4.1.
Base légale
Exécution du contrat et obligations légales (Art. 6(1)(b) et 6(1)(c) RGPD)
2.4 Facturation et encaissement
Données traitées
Identité, coordonnées de facturation, références de paiement (chèque, virement), relevé d’identité bancaire le cas échéant
Finalité
Émission des factures, encaissement des règlements et respect des obligations comptables et fiscales
Base légale
Exécution du contrat et obligation légale (Art. 6(1)(b) et 6(1)(c) RGPD)
2.5 Suivi pédagogique et traçabilité Qualiopi
Données traitées
Preuves de réalisation (présences, émargements, évaluations, résultats), attestations de fin de formation, registre des formations
Finalité
Suivi pédagogique, tenue du registre des formations et respect des exigences de traçabilité du Référentiel National Qualité (certification Qualiopi)
Base légale
Exécution du contrat et obligations légales (Art. L. 6353-1 et R. 6353-1 du Code du travail), complétées par notre engagement contractuel de certification (Art. 6(1)(b) et 6(1)(c) RGPD)
2.6 Adaptation aux situations de handicap
Données traitées
Informations relatives à une situation de handicap, besoins d’aménagement spécifiques. Il s’agit de catégories particulières de données (Art. 9 RGPD)
Finalité
Adaptation pédagogique et accessibilité des formations. Ces données sont traitées uniquement par nos référents handicap formés
Base légale
Consentement explicite de la personne concernée (Art. 9(2)(a) RGPD)
Recueil du consentement. Ce consentement est recueilli au moyen d’une case à cocher spécifique et distincte, non pré-cochée, séparée de toute autre case de consentement présente sur nos formulaires d’inscription. Il peut être retiré à tout moment sans affecter votre inscription à la formation, en écrivant à
contact@synoptence.com.
2.7 Accompagnement à la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
Données traitées
Parcours professionnel, expériences, diplômes, pièces justificatives, entretiens de validation
Finalité
Accompagnement personnalisé dans le cadre de la procédure VAE et constitution du dossier de validation
Base légale
Exécution du contrat (Art. 6(1)(b) RGPD)
2.8 Newsletter et communications marketing
Données traitées
Adresse e-mail, nom et prénom le cas échéant
Finalité
Envoi de nos actualités, conseils et offres de formation par e-mail, via la plateforme Brevo
Base légale
Votre consentement, libre et recueilli par une case à cocher non pré-cochée (Art. 6(1)(a) RGPD)
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail.
2.9 Navigation sur le site et mesure d’audience
Données traitées
Adresse IP, pages visitées, durée de session, type de navigateur, données de navigation
Finalité
Faire fonctionner le site, mesurer son audience, améliorer l’expérience utilisateur et protéger nos formulaires contre les abus
Dépôt et lecture des cookies
Article 82 de la loi Informatique et Libertés, qui transpose la directive ePrivacy. Votre consentement est requis pour tout cookie ou traceur qui n’est pas strictement nécessaire à la fourniture du service que vous demandez. Les cookies strictement nécessaires sont dispensés de consentement au titre de cette même exemption légale, et non au titre de l’intérêt légitime
Base légale du traitement
Votre consentement pour les données issues des cookies non essentiels (Art. 6(1)(a) RGPD). Notre intérêt légitime à assurer le fonctionnement et la sécurité du site pour les données techniques strictement nécessaires (Art. 6(1)(f) RGPD)
Le détail des cookies utilisés figure en section 8 et dans notre politique de cookies.
03. Données que nous recevons de tiers
Certaines données ne nous sont pas transmises par vous, mais par un tiers. C’est le cas lorsque votre employeur vous inscrit à une formation, ou lorsqu’un financeur ou un prescripteur nous transmet votre dossier. L’article 14 du RGPD s’applique alors, et nous vous devons la même information.
Sources des données
Votre employeur ou l’entreprise cliente qui finance la formation, les OPCO, France Travail, l’Agefiph, la plateforme Mon Compte Formation, ainsi que les prescripteurs et partenaires qui nous adressent votre dossier
Données concernées
Identité, coordonnées professionnelles, fonction et service, éléments du dossier d’inscription et de financement, besoins de formation identifiés
Finalités et bases légales
Gestion de votre inscription et réalisation de la formation (Art. 6(1)(b) RGPD). Suivi du financement et respect de nos obligations légales et Qualiopi (Art. 6(1)(c) RGPD)
Quand nous vous informons
Dans un délai maximum d’un mois après réception de vos données, ou dès notre premier contact avec vous si celui-ci intervient plus tôt (Art. 14(3) RGPD)
Cette information prend la forme d’un e-mail d’accueil qui renvoie vers la présente politique et rappelle vos droits.
Ce que nous demandons aux employeurs financeurs. Lorsqu’une entreprise nous transmet les données de ses salariés, nous lui rappelons par écrit qu’elle doit les avoir informés au préalable du traitement et de la transmission de leurs données. Vos droits s’exercent de la même manière, quelle que soit la source des données. Vous pouvez nous demander quelles informations nous détenons sur vous et d’où elles proviennent.
04. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles à l’équipe pédagogique et administrative de SYNOPTENCE, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs missions. Vos données ne sont jamais vendues à des tiers.
4.1 Destinataires hors sous-traitance
Selon le mode de financement de votre formation, certaines données (conventions, émargements, attestations, factures) sont communiquées aux organismes suivants, qui les reçoivent en qualité de destinataires et les traitent sous leur propre responsabilité.
Financeurs des formations
OPCO (opérateurs de compétences), Mon Compte Formation (plateforme opérée par la Caisse des Dépôts et Consignations), France Travail, Agefiph, selon le financement retenu, pour la prise en charge et le paiement
Entreprises clientes financeuses
L’employeur financeur reçoit les éléments relatifs à l’organisation de la formation et au suivi de ses salariés (conventions, attestations, assiduité)
Organisme certificateur
L’organisme de certification Qualiopi et ses auditeurs accèdent aux preuves de réalisation lors des audits de maintien de la certification
Autorités et organismes de contrôle
Administrations fiscales et sociales, organismes de contrôle ou autorités judiciaires, uniquement sur réquisition ou obligation légale
4.2 Sous-traitants (Art. 28 RGPD)
Pour assurer nos services, nous faisons appel aux sous-traitants suivants, avec lesquels des accords de traitement des données (DPA) sont conclus.
Gestion de la formation
Digiforma (France), gestion administrative des formations, conventions, émargements et facturation. Données hébergées sur des serveurs situés dans l’Union Européenne
Plateforme e-learning (LMS)
360Learning (France), plateforme d’apprentissage en ligne, hébergement des données dans l’Union Européenne
Classes virtuelles
Google Meet (Google LLC), visioconférence pour les formations à distance
Envoi d’e-mails
Brevo (France), newsletter et e-mails transactionnels
Formulaires et sondages
Formbricks (Allemagne), collecte de retours et enquêtes de satisfaction
Mesure d’audience
Mixpanel (États-Unis), analyse de l’utilisation du site, déposé uniquement après votre consentement
Hébergement du site
IONOS SE (Allemagne), hébergement et infrastructure technique du site web
Gestion du consentement cookies
Complianz (van Ommen & Engelen, Pays-Bas), enregistrement et conservation de vos choix en matière de cookies
Services intégrés soumis à consentement
Google Fonts, Google reCAPTCHA, YouTube, Google Maps, Meta (Facebook), LinkedIn, WhatsApp. Ces services sont bloqués par défaut et ne sont chargés qu’après votre consentement (voir section 8)
Sous-traitance Art. 28 RGPD. Chacun de nos sous-traitants est lié par un accord de traitement de données qui garantit qu’il n’utilise vos données que pour les finalités définies dans notre contrat, et dans le respect du RGPD.
Données des apprenants. Les connexions aux classes virtuelles (Google Meet) et aux plateformes e-learning
(Digiforma, 360Learning) font l’objet d’une traçabilité qui permet de justifier votre assiduité auprès des financeurs
et des auditeurs Qualiopi. Ces données sont conservées 5 ans après la fin de la formation.
05. Transferts hors Union Européenne
La majorité de nos prestataires traitent vos données dans l’Union Européenne. Certains services intégrés au site sont fournis par des sociétés établies aux États-Unis. Conformément aux articles 44 à 49 du RGPD, tout transfert vers un pays tiers est encadré par des garanties appropriées.
Depuis le 10 juillet 2023, la Commission européenne a adopté une décision d’adéquation pour le Data Privacy Framework (DPF) UE et États-Unis, qui autorise les transferts vers les entreprises américaines certifiées. Le tableau ci-dessous détaille la situation de chaque prestataire.
| Prestataire | Lieu de traitement | Garantie applicable | Statut |
|---|
Google LLC
Meet, Maps, reCAPTCHA, Fonts, YouTube | États-Unis | Data Privacy Framework UE et États-Unis, complété par les clauses contractuelles types | ✅ Certifié DPF |
Meta Platforms Inc.
Facebook, WhatsApp | États-Unis | Data Privacy Framework UE et États-Unis, complété par les clauses contractuelles types | ✅ Certifié DPF |
| LinkedIn Corporation | États-Unis | Data Privacy Framework UE et États-Unis, complété par les clauses contractuelles types | ✅ Certifié DPF |
| Mixpanel Inc. | États-Unis | Clauses contractuelles types de la décision UE 2021/914, complétées par la certification DPF de la société | ✅ Certifié DPF |
Digiforma
Hébergement Amazon Web Services, régions UE | Union Européenne | Aucun transfert hors UE dans le cadre du service. Les données sont stockées dans des centres de données situés dans l’Union Européenne. Si une opération de support technique nécessitait un accès depuis un pays tiers, elle serait couverte par les clauses contractuelles types et la certification DPF d’AWS | Hébergement UE |
| 360Learning SAS | France (UE) | Hébergement et traitement des données dans l’Union Européenne | Hébergement UE |
| Brevo SAS | France (UE) | Traitement dans l’Union Européenne, aucun transfert hors UE | Hébergement UE |
| Formbricks GmbH | Allemagne (UE) | Traitement dans l’Union Européenne, aucun transfert hors UE | Hébergement UE |
| IONOS SE | Allemagne (UE) | Traitement dans l’Union Européenne, aucun transfert hors UE | Hébergement UE |
| Complianz | Pays-Bas (UE) | Traitement dans l’Union Européenne, aucun transfert hors UE | Hébergement UE |
Vérification et évolution. Vous pouvez vérifier la certification de chaque entreprise américaine sur le registre officiel du Data Privacy Framework,
dataprivacyframework.gov/list. Si le cadre DPF était révoqué ou modifié, nous mettrions en place les garanties alternatives requises, clauses contractuelles types ou règles d’entreprise contraignantes. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à
contact@synoptence.com.
06. Durées de conservation
Vos données sont conservées le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis supprimées ou anonymisées.
Comptes et espaces LMS
Jusqu’à la suppression de votre compte, ou 3 ans après votre dernière activité, selon le premier terme atteint
Preuves de réalisation Qualiopi
5 ans à compter de la fin de la formation, pour les conventions, émargements, évaluations et attestations
Dossiers de prise en charge (OPCO, Mon Compte Formation)
5 ans après la fin de la formation, et 10 ans pour les pièces à valeur comptable
Factures et pièces comptables
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable, au titre des obligations comptables et fiscales
Devis non aboutis et demandes de contact
3 ans à compter du dernier contact, conformément à la recommandation de la CNIL
Newsletter, abonnés actifs
Jusqu’à votre désinscription
Newsletter, après désinscription
3 ans en liste de suppression, pour éviter un ré-envoi involontaire
Consentement aux cookies
6 mois pour la conservation de vos choix, conformément à la recommandation de la CNIL
Données de navigation et journaux
13 mois maximum pour les cookies de mesure d’audience, et 25 mois maximum pour les statistiques agrégées qui en découlent
Données de handicap
Durée de la formation, plus 1 an, sauf demande de suppression anticipée de votre part
Données VAE
Durée de l’accompagnement, plus 3 ans
07. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles.
Art. 15 RGPD
Droit d’accès
Obtenir confirmation du traitement de vos données, en recevoir une copie et connaître les informations relatives à ce traitement.
Art. 16 RGPD
Droit de rectification
Faire corriger des données inexactes ou incomplètes vous concernant.
Art. 17 RGPD
Droit à l’effacement
Demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation, par exemple les preuves Qualiopi et les pièces comptables.
Art. 18 RGPD
Droit à la limitation du traitement
Demander la suspension temporaire du traitement de vos données, notamment si vous contestez leur exactitude ou si vous vous opposez au traitement.
Art. 20 RGPD
Droit à la portabilité
Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.
Art. 21 RGPD
Droit d’opposition
Vous opposer au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime, notamment à des fins de prospection commerciale.
Art. 7(3) RGPD
Retrait du consentement
Retirer à tout moment votre consentement pour les traitements qui reposent sur cette base légale, par exemple la newsletter, les cookies non essentiels ou les données de handicap. Le retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement antérieur.
Art. 22 RGPD
Décision automatisée
Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs. SYNOPTENCE ne recourt pas à ce type de traitement.
Art. 85 LIL
Directives post-mortem
Définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.
Comment exercer vos droits
Écrivez-nous à contact@synoptence.com en précisant l’objet de votre demande. Pour prévenir toute usurpation d’identité, nous pouvons vous demander de justifier votre identité en cas de doute raisonnable. Le justificatif est alors conservé le temps de la vérification, puis détruit. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande (Art. 12 RGPD), délai qui peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes. Nous vous en informons dans ce cas.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou en cas de litige non résolu, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
CNIL
3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Téléphone 01 53 73 22 22. Site
www.cnil.fr
08. Cookies et traceurs
Notre site utilise des cookies et des technologies similaires pour fonctionner, mesurer son audience et afficher certains contenus externes.
Le dépôt et la lecture de ces traceurs sont régis par l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. Selon ce texte, votre consentement est nécessaire avant tout dépôt, sauf pour les traceurs strictement nécessaires à la fourniture du service que vous demandez, ou destinés uniquement à permettre la communication. Cette dispense repose sur une exemption légale précise, pas sur notre intérêt légitime.
Conformément à la recommandation de la CNIL du 17 septembre 2020, notre bandeau vous permet d’accepter ou de refuser les cookies non essentiels avec la même facilité, et aucun traceur soumis à consentement n’est déposé avant votre choix. Continuer à naviguer ne vaut pas acceptation.
⚙️ Gérez vos préférences. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos choix à tout moment
depuis le panneau de consentement accessible en bas de chaque page du site.
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- Cookies et contenus tiers, pour les vidéos, cartes, polices, protection anti-robot et réseaux sociaux (YouTube, Google Maps, Google Fonts, Google reCAPTCHA, Facebook, LinkedIn, WhatsApp). Ces contenus sont bloqués par défaut et ne sont chargés qu’après votre consentement.
La liste complète des cookies, leur finalité, leur éditeur et leur durée de vie figurent dans notre politique de cookies.
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09. Sécurité des données
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- Chiffrement des échanges avec le site et les plateformes en HTTPS
- Accès aux données limité aux personnes qui en ont besoin, avec des comptes nominatifs et des mots de passe robustes
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- Sélection de sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes, encadrée par des accords de traitement
En cas de violation de données. Si une violation de données présente un risque pour vos droits et libertés, nous la notifions à la CNIL dans les 72 heures (Art. 33 RGPD). Si le risque est élevé, nous vous en informons directement et vous indiquons les mesures à prendre (Art. 34 RGPD).
10. Évolution de la politique et documents liés
Cette politique peut évoluer pour tenir compte de changements dans nos services ou dans la réglementation. La date de version figure en tête et en bas de page. En cas de modification importante, nous vous informons par e-mail ou par un bandeau dédié sur le site.
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