📋 En bref : SYNOPTENCE collecte vos données pour vous répondre, gérer vos inscriptions et le suivi
de vos formations sur nos plateformes
Digiforma et
360Learning, assurer la facturation
et le financement de vos formations (OPCO, Mon Compte Formation…), et respecter ses obligations légales et son
engagement Qualiopi. Vos données ne sont
jamais vendues. Vous pouvez accéder, modifier ou supprimer
vos données à tout moment en nous contactant à
contact@synoptence.com.
01 — Identité du responsable de traitement
Responsable de traitement
SYNOPTENCE — SAS au capital de 1 000 €
SIRET : 979 630 738 00016 — NDA : 446 803 601 68
Siège social
3 Boulevard de l’Europe, 68100 Mulhouse, France
Représentant légal
Monsieur Karim YOUYOU
Point de contact RGPD
Monsieur Karim YOUYOU, représentant légal
SYNOPTENCE n’a pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO), la société n’étant pas soumise à cette obligation. Toute question relative aux données personnelles peut lui être adressée directement.
Hébergeur du site
IONOS SE — Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Allemagne
SYNOPTENCE s’engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs, apprenants et partenaires, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978).
02 — Données collectées et finalités
Nous ne collectons que les données strictement nécessaires aux finalités décrites ci-dessous, conformément au principe de minimisation des données (Art. 5(1)(c) RGPD).
Exigence de fourniture : La fourniture de vos données d’identité et de contact est une exigence contractuelle ou réglementaire pour vous inscrire à nos formations ou bénéficier d’un financement. La non-fourniture de ces données nous empêcherait de traiter votre demande ou de vous délivrer la formation.
Mineurs et majorité numérique : Nos formations, bilans de compétences et accompagnements VAE s’adressent en priorité à un public adulte. Si une formation est ouverte à un mineur de moins de 15 ans, le consentement du titulaire de l’autorité parentale est recueilli préalablement à tout traitement de données, conformément à l’article 8 du RGPD et à l’article 45 de la loi Informatique et Libertés. Un mineur de 15 ans ou plus peut consentir seul aux traitements qui le concernent directement.
2.1 Demandes de contact et devis
Données traitées
Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, société le cas échéant, objet et contenu du message
Finalité
Répondre à vos demandes de renseignements, établir vos devis et assurer le suivi commercial
Base légale
Mesures précontractuelles et intérêt légitime de SYNOPTENCE — Art. 6(1)(b) et 6(1)(f) RGPD
Opposition au démarchage téléphonique : Conformément à l’article L. 223-2 du Code de la consommation, si vous nous communiquez votre numéro de téléphone, vous avez le droit de vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique sur
www.bloctel.gouv.fr.
2.2 Inscriptions et accès aux formations (LMS)
Données traitées
Identité, coordonnées, éléments du dossier d’inscription, données de connexion et de progression sur les plateformes (adresse IP, horodatage, logs)
Finalité
Gestion des inscriptions et des conventions de formation, création et gestion de vos accès aux plateformes d’apprentissage Digiforma et 360Learning, suivi pédagogique et justification de l’assiduité
Base légale
Exécution du contrat — Art. 6(1)(b) RGPD
2.3 Financement et prise en charge des formations
Données traitées
Identité, coordonnées, pièces du dossier de financement (convention, programme, devis, justificatifs), attestations, feuilles d’émargement, factures
Finalité
Constitution et suivi des dossiers de prise en charge, facturation des organismes financeurs et justification de la réalisation de la formation
Les organismes destinataires sont listés en section 3.1.
Base légale
Exécution du contrat et obligations légales — Art. 6(1)(b) et 6(1)(c) RGPD
2.4 Facturation et encaissement
Données traitées
Identité, coordonnées de facturation, références de paiement (chèque, virement), relevé d’identité bancaire le cas échéant
Finalité
Émission des factures, encaissement des règlements et respect des obligations comptables et fiscales
Base légale
Exécution du contrat et obligation légale — Art. 6(1)(b) et 6(1)(c) RGPD
2.5 Suivi pédagogique et traçabilité Qualiopi
Données traitées
Preuves de réalisation (présences, émargements, évaluations, résultats), attestations de fin de formation, registre des formations
Finalité
Suivi pédagogique, tenue du registre des formations et respect des exigences de traçabilité du Référentiel National Qualité (certification Qualiopi)
Base légale
Exécution du contrat et obligations légales (Art. L. 6353-1 et R. 6353-1 du Code du travail), complétées par l’engagement contractuel de certification — Art. 6(1)(b) et 6(1)(c) RGPD
2.6 Adaptation aux situations de handicap
Données traitées
Informations relatives à une situation de handicap, besoins d’aménagement spécifiques — catégories particulières de données (Art. 9 RGPD)
Finalité
Adaptation pédagogique et accessibilité des formations — traitées exclusivement par nos référents handicap formés
Base légale
Consentement explicite de la personne concernée — Art. 9(2)(a) RGPD
Recueil du consentement : Ce consentement est recueilli au moyen d’une case à cocher spécifique et distincte, non pré-cochée, séparée de toute autre case de consentement présente sur nos formulaires d’inscription. Il peut être retiré à tout moment sans affecter votre inscription à la formation, en écrivant à
contact@synoptence.com.
2.7 Accompagnement à la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
Données traitées
Parcours professionnel, expériences, diplômes, pièces justificatives, entretiens de validation
Finalité
Accompagnement personnalisé dans le cadre de la procédure VAE, constitution du dossier de validation
Base légale
Exécution du contrat — Art. 6(1)(b) RGPD
2.8 Newsletter et communications marketing
Données traitées
Adresse e-mail, nom et prénom le cas échéant
Finalité
Envoi de nos actualités, conseils et offres de formation par e-mail (via la plateforme Brevo)
Base légale
Consentement explicite et librement donné — Art. 6(1)(a) RGPD
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail.
2.9 Navigation sur le site (cookies et mesure d’audience)
Données traitées
Adresse IP, pages visitées, durée de session, type de navigateur, données de navigation
Finalité
Mesure d’audience, amélioration de l’expérience utilisateur, prévention de la fraude
Base légale
Consentement — Art. 6(1)(a) RGPD pour les cookies non essentiels
Intérêt légitime — Art. 6(1)(f) pour les cookies strictement nécessaires
03 — Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles à l’équipe pédagogique et administrative de SYNOPTENCE dans la stricte limite du nécessaire à l’accomplissement de leurs missions. Vos données ne sont jamais vendues à des tiers.
3.1 Destinataires (hors sous-traitance)
Selon le mode de financement de votre formation, certaines données (conventions, émargements, attestations, factures) sont communiquées aux organismes suivants, qui reçoivent les données en leur qualité de destinataires :
Financeurs des formations
OPCO (opérateurs de compétences), Mon Compte Formation (plateforme opérée par la Caisse des Dépôts et Consignations), France Travail, Agefiph — selon le financement retenu, aux fins de prise en charge et de paiement
Entreprises clientes financeuses
L’employeur financeur reçoit les éléments relatifs à l’organisation de la formation et au suivi de ses salariés (conventions, attestations, assiduité)
Organisme certificateur
L’organisme de certification Qualiopi et ses auditeurs accèdent aux preuves de réalisation lors des audits de maintien de la certification
Autorités et organismes de contrôle
Administrations fiscales et sociales, organismes de contrôle ou autorités judiciaires — uniquement sur réquisition ou obligation légale
3.2 Sous-traitants (Art. 28 RGPD)
Pour assurer nos services, nous faisons appel aux sous-traitants suivants, avec lesquels des accords de traitement des données (DPA — Data Processing Agreements) sont conclus :
Gestion de la formation
Digiforma (hébergement assuré par Amazon Web Services sur des serveurs situés dans l’UE) — Gestion administrative des formations, conventions, émargements, facturation
Plateforme e-learning (LMS)
360Learning (France) — Plateforme d’apprentissage en ligne, hébergement des données au sein de l’UE
Classes virtuelles
Google Meet (Google LLC) — Visioconférence pour les formations à distance
Envoi d’e-mails
Brevo (France) — Newsletter et e-mails transactionnels, relayés via Fluent SMTP
Formulaires et sondages
Formbricks — Collecte de retours et enquêtes de satisfaction
Analyse comportementale
Mixpanel — Mesure d’audience et analyse de l’utilisation du site (soumis à consentement)
Hébergement du site
IONOS SE (Allemagne) — Hébergement et infrastructure technique du site web
Gestion du consentement cookies
Complianz (van Ommen & Engelen) — Banque de consentement aux cookies
Services intégrés soumis à consentement
Google Fonts, Google reCAPTCHA, YouTube, Google Maps, Meta (Facebook), LinkedIn, WhatsApp — Chargés uniquement après votre consentement (voir section 7)
🔒 Sécurité des données : SYNOPTENCE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles
appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction
(chiffrement des connexions HTTPS, accès restreint aux données, sauvegardes régulières, etc.).
Sous-traitance Art. 28 RGPD : Chacun de nos sous-traitants est lié par un accord de traitement de données garantissant qu’il n’utilise vos données qu’aux seules fins définies dans notre contrat de prestation et dans le strict respect des exigences du RGPD.
Données des apprenants : Les connexions aux classes virtuelles (Google Meet) et aux plateformes e-learning
(Digiforma, 360Learning) font l’objet d’une traçabilité permettant de justifier de votre assiduité auprès des financeurs
et des auditeurs Qualiopi. Ces données sont conservées 5 ans après la fin de la formation.
04 — Transferts hors Union Européenne
Certains de nos sous-traitants sont établis aux États-Unis ou susceptibles d’y transférer des données dans le cadre d’opérations de maintenance ou d’utilisation d’outils spécifiques. Conformément aux articles 44 à 49 du RGPD, tout transfert de données vers un pays tiers est encadré par des garanties appropriées.
Depuis le 10 juillet 2023, la Commission européenne a adopté une décision d’adéquation concernant le Data Privacy Framework (DPF) UE–États-Unis, permettant les transferts de données vers les entreprises américaines certifiées :
| Prestataire | Pays | Garantie applicable | Certification DPF |
|---|
Google LLC
Google Meet, Maps, reCAPTCHA, Fonts, YouTube | États-Unis | Data Privacy Framework UE–USA + Clauses contractuelles types (CCT) | ✅ Certifié DPF |
Meta Platforms Inc.
Facebook, WhatsApp | États-Unis | Data Privacy Framework UE–USA + Clauses contractuelles types (CCT) | ✅ Certifié DPF |
| LinkedIn Corporation | États-Unis | Data Privacy Framework UE–USA + Clauses contractuelles types (CCT) | ✅ Certifié DPF |
Amazon Web Services, Inc.
Sous-traitant hébergement (Digiforma) | États-Unis / UE | Data Privacy Framework UE–USA + Clauses contractuelles types (CCT) | ✅ Certifié DPF |
| Mixpanel Inc. | États-Unis | Clauses contractuelles types (CCT) — Décision UE 2021/914 | ✅ Certifié DPF |
| Brevo SAS | France (UE) | Traitement au sein de l’Union Européenne — aucun transfert hors UE | — |
| 360Learning SAS | France (UE) | Hébergement des données au sein de l’Union Européenne | — |
| Formbricks GmbH | Allemagne (UE) | Traitement au sein de l’Union Européenne — aucun transfert hors UE | — |
| IONOS SE | Allemagne (UE) | Traitement au sein de l’Union Européenne — aucun transfert hors UE | — |
| Complianz | Pays-Bas (UE) | Traitement au sein de l’Union Européenne — aucun transfert hors UE | — |
Vérification DPF : Vous pouvez vérifier la certification DPF de chaque entité sur le registre officiel :
dataprivacyframework.gov/list. En cas de révocation ou modification du cadre DPF, nous nous engageons à mettre en place les garanties alternatives requises (CCT ou règles d’entreprise contraignantes).
05 — Durées de conservation
Vos données sont conservées le temps strictement nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis supprimées ou anonymisées.
Comptes et espaces LMS
Jusqu’à la suppression de votre compte ou 3 ans après votre dernière activité, selon le premier terme atteint
Preuves de réalisation Qualiopi
5 ans à compter de la fin de la formation — conventions, émargements, évaluations, attestations
Dossiers de prise en charge (OPCO, Mon Compte Formation…)
5 ans après la fin de la formation — 10 ans pour les pièces à valeur comptable
Factures et pièces comptables
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable — obligations comptables et fiscales, couverture des prescriptions
Devis non aboutis et demandes de contact
3 ans à compter du dernier contact (recommandation CNIL)
Newsletter — abonnés actifs
Jusqu’à la désinscription
Newsletter — après désinscription
3 ans en liste de suppression (pour éviter un ré-envoi involontaire)
Données de navigation et logs
13 mois maximum (recommandation CNIL pour les cookies de mesure d’audience)
Données de handicap
Durée de la formation + 1 an, sauf demande de suppression anticipée
Données VAE
Durée de l’accompagnement + 3 ans (recommandation CNIL pour les dossiers de validation)
06 — Vos droits
Conformément au RGPD (Articles 15 à 22), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
Art. 15 RGPD
Droit d’accès
Obtenir confirmation du traitement de vos données et en recevoir une copie, ainsi que les informations relatives à ce traitement.
Art. 16 RGPD
Droit de rectification
Faire corriger des données inexactes ou incomplètes vous concernant.
Art. 17 RGPD
Droit à l’effacement
Demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation (ex. : données Qualiopi, pièces comptables).
Art. 18 RGPD
Droit à la limitation du traitement
Demander la suspension temporaire du traitement de vos données, notamment en cas de contestation de l’exactitude ou d’opposition au traitement.
Art. 20 RGPD
Droit à la portabilité
Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.
Art. 21 RGPD
Droit d’opposition
Vous opposer au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime, notamment à des fins de prospection commerciale.
Art. 7(3) RGPD
Retrait du consentement
Retirer à tout moment votre consentement pour les traitements fondés sur cette base légale (ex. : newsletter, cookies non essentiels, données de handicap), sans que cela remette en cause la licéité du traitement antérieur.
Art. 22 RGPD
Décision automatisée
Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs. SYNOPTENCE ne recourt pas à ce type de traitement.
Art. 85 LIL
Directives post-mortem
Définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.
Comment exercer vos droits
Pour exercer l’un de ces droits, contactez-nous à : contact@synoptence.com en précisant l’objet de votre demande. Afin de prévenir toute usurpation d’identité, nous pourrons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable. Le justificatif est conservé uniquement le temps de la vérification, puis détruit. Nous nous engageons à répondre dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande (Art. 12 RGPD), éventuellement prorogé de deux mois pour les demandes complexes.
Si notre réponse ne vous satisfait pas ou en cas de litige non résolu en interne, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :
CNIL — 3, Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Téléphone : 01 53 73 22 22 — Site :
www.cnil.fr
07 — Cookies et traceurs
Notre site utilise des cookies et technologies similaires afin d’assurer son bon fonctionnement, mesurer son audience et vous proposer des contenus adaptés.
Conformément à la recommandation de la CNIL du 17 septembre 2020, tout cookie non strictement nécessaire au fonctionnement du site est déposé uniquement après recueil de votre consentement, via notre bandeau de gestion des cookies.
⚙️ Gérez vos préférences : Vous pouvez à tout moment accepter, refuser ou personnaliser vos cookies
en utilisant le panneau de consentement disponible en bas de chaque page du site.
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Pour consulter la liste complète des cookies utilisés, gérer ou modifier vos préférences de consentement à tout moment :
Vous pouvez également désactiver les cookies directement dans les paramètres de votre navigateur internet, étant précisé que certaines fonctionnalités du site pourraient être altérées.
08 — Conditions Générales d’Utilisation (CGU)
Les présentes CGU encadrent l’utilisation du site web SYNOPTENCE et de ses plateformes pédagogiques.
8.1 Accès aux plateformes (LMS)
Les accès à nos plateformes e-learning (Digiforma, 360Learning) sont strictement personnels et confidentiels. Le partage d’identifiants est interdit. Les données de connexion (logs) font foi pour justifier de votre assiduité auprès de vos financeurs et des auditeurs Qualiopi.
8.2 Classes virtuelles (Google Meet)
L’accès aux sessions en direct nécessite un comportement respectueux envers les formateurs et les autres apprenants. Sauf accord explicite et unanime des participants, les sessions ne sont pas enregistrées. Tout enregistrement sauvage (audio ou vidéo) par un apprenant est strictement interdit et pourrait engager sa responsabilité civile et pénale.
8.3 Propriété intellectuelle
L’ensemble des contenus mis à disposition dans le cadre des formations (textes, vidéos, supports PDF, quiz, ressources e-learning) reste la propriété intellectuelle exclusive de SYNOPTENCE. Toute reproduction, diffusion ou réutilisation en dehors du cadre strict de votre formation est interdite et passible de poursuites au titre de la contrefaçon (Art. L. 335-2 CPI).
8.4 Accessibilité et Handicap
SYNOPTENCE dispose d’une équipe de référents handicap formés. Si vous rencontrez des difficultés d’accessibilité ou nécessitez des aménagements spécifiques, contactez-nous en toute confidentialité à contact@synoptence.com.
8.5 Médiation
En cas de litige lié à l’utilisation de nos services, nous vous invitons à nous contacter en priorité à contact@synoptence.com. Vous pouvez également recourir à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges : ec.europa.eu/consumers/odr.
8.6 Évolution de la présente politique
La présente politique peut être amenée à évoluer afin de tenir compte des changements de nos services ou de la réglementation applicable. La date de dernière mise à jour figure en tête de page ; nous vous invitons à la consulter régulièrement. En cas de modification substantielle, une information vous sera apportée par e-mail ou par un bandeau dédié sur le site.